Die Realität in vielen Unternehmen
Viele Unternehmen verwalten ihre technischen Informationen heute noch in Word-Dateien, Excel-Tabellen, PDF-Dokumenten, Netzlaufwerken und E-Mail-Anhängen. Dieses Vorgehen funktioniert oft solange, bis mehrere Sprachversionen entstehen, verschiedene Produktvarianten verwaltet werden müssen, Dokumentationen aktuell gehalten werden sollen oder Softwarestände dokumentiert werden müssen.
Typische Merkmale klassischer Dokumentation
Word-Dateien als Quelldokumente, Ordnerstrukturen auf Netzlaufwerken, E-Mail-Versand für Reviews und Freigaben, Excel-Listen für Übersetzungsmanagement, kopierte Dokumente für Varianten und separate Sprachversionen als eigenständige Dateien.
Typische Probleme: Mehrfachpflege, veraltete Dokumente, unterschiedliche Versionen, hoher Übersetzungsaufwand, keine Traceability, Variantenchaos, manuelle Freigaben und Wissensinseln.
Praxisbeispiel: Der Sondermaschinenbauer
Ein Sondermaschinenbauer mit 20 Maschinenvarianten, 6 Sprachen und laufenden Softwareupdates:
Klassisch: 20 Word-Dateien, 20 PDFs, 6 Sprachen = 120+ Dokumentversionen, die alle manuell gepflegt werden müssen.
Strukturiert: 1 Informationsmodell mit automatischer Varianten-Generierung, zentralen Übersetzungen und Dokumenten auf Knopfdruck.
Was strukturierte Informationssysteme anders machen
Modulare Inhalte: Informationen werden in wiederverwendbaren Bausteinen verwaltet.
Zentrale Datenhaltung: Eine Quelle der Wahrheit für alle Informationen.
Versionierung: Jede Änderung ist nachvollziehbar dokumentiert.
Variantenmanagement: Konfigurationen werden automatisch abgebildet.
Mehrsprachigkeit: Zentral gesteuert mit konsistenten Übersetzungen.
Digitale Workflows: Transparente Prozesse für Freigaben und Reviews.
Traceability: Vollständige Historie und Nachweise.
Vorteile im Überblick
Schnellere Dokumentation durch Wiederverwendung, weniger Fehler durch Single-Source-Prinzip, konsistente Inhalte über alle Varianten, höhere Qualität durch standardisierte Prozesse, geringere Übersetzungskosten durch Translation Memory, bessere Compliance durch lückenlose Nachvollziehbarkeit, vollständige Traceability für Audits und Zukunftssicherheit durch skalierbare Architektur.
Der Paradigmenwechsel
Moderne Maschinen scheitern selten an fehlenden Informationen. Sie scheitern daran, dass Informationen nicht kontrolliert, versioniert und nachvollziehbar verwaltet werden.
Der Wechsel von dokumentenzentrierter zu informationsorientierter Arbeitsweise ist keine reine IT-Entscheidung. Es ist eine strategische Unternehmensentscheidung, die Prozesse, Menschen und Technologie gleichermassen betrifft.
Kernaussagen
- Klassische Dokumentation erzeugt bei Varianten und Sprachen exponentiell wachsenden Aufwand
- Strukturierte Systeme reduzieren den Pflegeaufwand durch Single-Source-Prinzip drastisch
- Der Wechsel ist eine strategische Entscheidung, nicht nur ein IT-Projekt
- Traceability und Compliance werden durch strukturierte Systeme automatisch gewährleistet
- Die Maschinenverordnung beschleunigt den Wandel hin zu digitalen Informationssystemen