Technische Dokumentation im Wandel

Über viele Jahre war die technische Dokumentation ein klar definiertes Thema. Der Hersteller erstellte eine Betriebsanleitung, Wartungsanleitungen, Ersatzteillisten und Schaltpläne. Diese Dokumente wurden als PDF oder in gedruckter Form ausgeliefert. Damit waren die gesetzlichen Anforderungen meist erfüllt.

Mit der zunehmenden Digitalisierung verändert sich die Rolle der technischen Dokumentation grundlegend. Sie entwickelt sich vom statischen Dokument hin zu einem dynamischen Informationssystem.

Viele Unternehmen betrachten Dokumentation noch immer als notwendige Pflicht. Erst wenn die Maschine fertig konstruiert ist, beginnt häufig die Erstellung der Betriebsanleitung.

Dieses Vorgehen funktioniert immer schlechter. Denn moderne Maschinen bestehen aus Mechanik, Elektrik, Software, Netzwerken, Sicherheitsfunktionen und digitalen Diensten. Die dazugehörigen Informationen entstehen während des gesamten Entwicklungsprozesses. Dokumentation wird dadurch zu einem zentralen Bestandteil des Produktes.

Mehrfachpflege: Die gleichen Informationen erscheinen in mehreren Dokumenten und müssen parallel aktualisiert werden.

Übersetzungen: Änderungen müssen in allen Sprachversionen nachgeführt werden – bei 6 Sprachen und 20 Varianten entstehen schnell über 120 Dokumentversionen.

Varianten: Jede Maschinenvariante benötigt eigene Dokumente.

Aktualität: Niemand weiss genau, welche Version aktuell gültig ist.

Wiederverwendung: Inhalte werden mehrfach erstellt, obwohl sie bereits vorhanden sind.

Der entscheidende Wandel: Weg vom Dokument, hin zur Information.

Der klassische Ansatz fragt: In welchem Dokument steht die Information? Der moderne Ansatz fragt: Welche Information benötigt der Anwender?

Word und PDF werden auch in Zukunft nicht verschwinden. Sie bleiben wichtige Ausgabemedien. Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch darin, Informationen so zu strukturieren, dass sie in verschiedenen Formaten, Sprachen und Varianten bereitgestellt werden können.

Die Maschinenverordnung erleichtert erstmals die digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen. Papier ist nicht mehr zwingend erforderlich. Das eröffnet neue Möglichkeiten: Informationen können aktuell gehalten, durchsuchbar gemacht und kontextbezogen bereitgestellt werden.

Gleichzeitig entstehen neue Anforderungen: Die digitale Bereitstellung muss zuverlässig, zugänglich und langfristig verfügbar sein.

Die Zukunft gehört strukturierten Informationssystemen, die Informationen modular verwalten. Jede Information wird nur einmal gepflegt und kann in unterschiedlichen Formaten veröffentlicht werden: als Betriebsanleitung, Serviceanleitung, Online-Hilfe oder Schulungsunterlage.

Die Vorteile: schnellere Dokumentation, weniger Fehler, konsistente Inhalte, einfachere Übersetzungen, vollständige Traceability und bessere Compliance.